三三言情小说

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第23部分（第2页）

使用执行概要

这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。

甚至一页纸的备忘录也有执行概要，它构成一种写作形式，解释性的标题告诉读者，从这里开始，这就是备忘录的作用。

较长的备忘录和报告，可以有整页的执行概要，来描述内容或突出主要的信息和结论，使读者知道他们何时应该看，并且要仔细看这些内容。

写作个性化

用“我”

、“你”

、“我们”

等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰和有说服力，使你的文章更具个性，更具可读性，避免使简洁的文章显得突然。

组织的方向盘是靠人来转动的，公文也是由一些人写给另一些人看的，因此不要担心在你的公文中参考了别人的东西。

公文的写作要运用简明语法，同时要写出个性化的文章。

机智地写作

公文不应含有判断术语，应以职业化的方式报导事实，让读者自己得出结论，如果你想给予一种观点、说明，不要把它掩饰成事实。

同时还要考虑时间，在你发出备忘录或信件前，把自己置于读者的位置去考虑事情。

不要忘记检查

仔细检查你已经写完的文件，反复大声地为自己朗读，确认语法运用是否正确，你的意思表达是否清楚。

然后再为自己读一遍，检查你需要提供的信息都包括进去了吗？有没有多余的应该删去的内容？把时间花在检查上是值得的，它能帮助你确保你的文章便于阅读、理解和付诸实施。

第七部分书面沟通电子沟通

你怎么能说我没有与你交流？就在昨天我还回复了你的Email呢！

这个世界发疯了吗？有时似乎电子沟通正在接管我们的生活。

在20世纪80年代中期，大多数人都没听说过传真机，只是在很少的大组织中在高层私人助手之间使用。

Email还只是一种科学的构想。

不长的十几年前，移动电话还只是为精英分子所用。

而今，许多家庭已经拥有传真和电脑，我们中的大多数人的生活已经离不开电子沟通方式了。

Email是公共的

电子沟通看起来是短暂的，但又可以说是永恒的。

一旦我们发送了一封Email，我们立刻创建了四个备份：一个在我们的电脑里，一个在我们的服务器里，一个在接受者的服务器里，还有一个在接受者的电脑里。

自动的备份功能还会创建更多的备份。

一个消息发出一年后，将会有50个乃至更多的备份。

事实上没办法确定这些备份中的某一个会一直保留下去，被转发，或者被某人有意或无意地读到。

Email和传真甚至可以被用作法庭上的证据。

如果你所说的话是消极的，或者可能被错误的采纳，可以考虑删除掉，或者重新组织语言。

如果必须这么说，考虑使用电话或者面谈来传递你的信息。

如果你用老板的电脑发送Email，这封Email就成为他的“财产”

，他有权截留和阅读，所以小心你所写的内容。

正如任何书面的沟通一样，我们永远无法保证对方肯定会看到它。

尤其是传真和Email，你应当确认对方阅读了你的信。

一个好的规则是：不要写任何你不想让你的老板，或者你的家人看到的，或者你不想出现在报纸上的信息。

注意你的语气